Cómo llevar adelante reuniones?
A continuación vas a ver un resumen, desglose, como quieras llamarle de algunas humildes y buenas prácticas que desde OZOM sugerimos.
De más está decir: Cada persona toma lo que sirve, el objetivo máximo es encontrar tu metodología
Tips! 👀
- Llegar a cada reunión con una agenda del día, preparada previamente (super nice to have: compartirlo al equipo con anticipación!)
- Que es una agenda del día?
- Es definir previamente en un documento (Notion, notas, doc compartido, etc) cual es el outcome esperado, es decir, qué es lo que se quiere obtener de esa reunión.
- Puede ser algo que vos necesites de la otra persona o equipo (respuestas, visibilidad, información, desbloqueo, etc)
- Puede ser tu expectativa de esa reunión:
- Qué espero obtener?
- Cuál es el objetivo?
- Qué tiene que estar definido una vez finalizada la reunión?
- Para que sirve?
- Para estar preparado para la reunión y tener claro el objetivo que se quiere extraer. Parece demasiado trabajo hacerlo para cada espacio, pero realmente mejora la eficiencia y permite aprovechar el tiempo de cada persona involucrada en la reunión.
- Qué incluir en la agenda del día?
- Introducción
- Explicar los objetivos de la reunión: Resultados o accionables esperados.
- Incluso aunque vos no seas quien lidera la reunión, pedi la palabra para comentar cuales son tus objetivos y alinear expectativas.
- Empezar con la agenda del día
- Ir preguntando luego de cada punto si hay preguntas, comentarios o sugerencias (”Hasta aca, todos ok? Alguna pregunta?”)
- Es clave ir midiendo a la audiencia: Si queda orden del día por recorrer y también tiempo de reunión, pero la audiencia (1) esta cansada; o (2) abrir el nuevo tema nos va a hacer excedernos de tiempo o no terminarlo del todo; y (3) lo que vimos ya fue mucho y pudo haber abrumado al otro; esta bien cerrar antes la reunión e invitar al otro a leer lo que queda en el doc, para la siguiente reu.
- Siempre es buena practica llevar algo visual para screensharear; si es una weekly de algún proyecto, idealmente mostrar el Kanban del proyecto puntual
- Es clave tomar nota de todo lo que suceda en la reunion, para tener el trackeo de los temas discutidos y alineados y que sirva por si en un futuro hay que rechequear informacion.
- Espacio de preguntas y comentarios al final
- Siempre reservar 10 mins de reunión al final para preguntar si hay dudas, sin importar si se llego o no a repasar los puntos en agenda; mostrar si queres lo que quedo pendiente que será cubierto en la próxima reunión
- Alinear accionables y owners al finalizar la reunión
- ”Estamos de acuerdo con que estos son los accionables y “x” es responsable de cada uno?”
- Hacer follow up de los accionables
- Asegurarse de que cada owner de los accionables cumpla con lo que se llevo, de esta forma te aseguras que la tarea efectivamente se cumpla.